Die meisten Dokumente liegen in Unternehmen heute in digitaler Form vor. Neben den steuerrechtlich relevanten Dokumenten, gibt es auch viele Dokumente, die als Firmenwissen zugänglich bleiben sollten. Vor diesem Hintergrund stellt sich Unternehmen die Frage, wie die Ablage ihrer digitalen Dokumente aussehen soll. Ein digitales Archiv bietet sich da an.

Intuitives und schnelles Finden mit automatischer Texterkennung – OCR

Angesichts der Masse an digitalen Daten und Dokumenten, muss der Zugriff auf die Daten dabei im Vordergrund stehen. Und im besten Fall sollte dieser schnell, intuitiv und ohne großen Suchaufwand stattfinden können. Um das zu erreichen, sollten Dokumente so ablegt sein, dass sie durchsuchbar sind. Am einfachsten geht das mit einem digitalen Archiv, das über eine OCR-Texterkennung verfügt. Mit einer durch OCR ermöglichten Volltextsuche finden Sie in Sekundenschnelle die Dokumente, in denen ein oder mehrere Ihrer Suchbegriffe enthalten sind. Das funktioniert natürlich auch für die Suche nach Rechnungsnummern, Firmennamen, Beträgen oder Adressen.

Wenn sie unser digitales Archiv zum Ablegen Ihrer Dokumente und Daten nutzen, haben Sie damit gleichzeitig auch die Möglichkeit, ihr digitales Archiv als Suchmaschine für Ihr Unternehmenswissen zu nutzen. Geben Sie in die Suchleiste einfach Ihren Suchbegriff ein. Das funktioniert ähnlich wie bei Google.

Um das Ergebnis präziser zu fassen, können Sie bei der Suche auch gleich die Kategorie auswählen, in der Sie das Dokument archiviert haben. Sollte das nicht ausreichen, gibt es darüber hinaus noch weitere Filtermöglichkeiten, wie beispielsweise die Eingrenzung des Archivierungsdatums, oder das Filtern nach Dateiformat. Das schnelle und einfache Finden von Dokumenten entlastet Ihre Arbeitsabläufe und schafft eine entspannte Arbeitsatmosphäre. So können Sie Ihre Zeit für Wichtigeres als die Suche verwenden.

Klammerfunktion

Noch einfacher wird das Finden von Dokumenten durch die Klammerfunktion. Sie ermöglicht es, mehrere Dokumente direkt miteinander zu verknüpfen. Suchen Sie eines dieser Dokumente, verweist das gefundene Dokument auf die anderen, mit ihm verknüpften Dokumente. Das bedeutet, dass sie beispielsweisemit der Suche nach einer Rechnung auch den dazugehörigen Lieferschein finden können. Mit StarFinder® wird das Suchen zur Nebensache. Sie finden schnell und gezielt, was Sie für Ihre Arbeitsprozesse gerade brauchen. Zeitfressendes Durchforsten von Ordern und Dateien entfällt und sie müssen sich nicht einmal in das neue System „einarbeiten“, weil es für Unternehmen benutzerfreundlich entwickelt wurde.

Benutzerfreundliche Oberfläche von StarFinder

Aufgrund seiner bedienerfreundlichen Oberfläche ist das digitale Archiv sofort für jeden Mitarbeiter intuitiv zugänglich und nutzbar. Die Suchergebnisse werden Ihnen als Liste angezeigt. Die Dokumentenvorschau ermöglicht, ohne zusätzliche Bedienung, einen schnellen Blick bzw. Vorschau auf die angezeigten Dokumente. Das ist komfortabel und spart Zeit, denn so muss nicht jedes Dokument einzeln geöffnet werden. Insgesamt sind die Bedienelemente und Symbole so gestaltet, dass sie intuitiv verständlich sind. Durch die benutzerfreundliche Gestaltung ist eine Schulung nicht unbedingt nötig. 

 Automatisiertes Archivieren mit ELiAS

In einem digitalen Archiv werden alle Dokumente, E-Mails und Dateien erfasst, gesichert und verteilt, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen. Da die Anzahl dieser Dokumente nicht gering ist, ist es für Unternehmen wichtig, dass die Handhabung der Archivierung ebenso benutzerfreundlich gestaltet ist wie das Finden von Dokumenten. Um Arbeitsabläufe zu entlasten, bieten wir die Möglichkeit, Dokumente automatisiert zu archivieren.

1. E-Mail-Archivierung

E-Mails können automatisiert mit oder ohne Anhang im digitalen Archiv gespeichert werden. Für Unternehmen ist das in verschiedener Hinsicht attraktiv. Werden E-Mails automatisiert archiviert, ist dafür kein zusätzlicher Aufwand nötig. Außerdem können Dokumente so nicht verloren gehen. Nicht selten werden Dokumente wegen unterschiedlicher Zuständigkeit von Mitarbeitern per Mail im Anhang hin- und hergeschoben und gehen auf diese Weise verloren. Werden diese Dokumente nun zentral gesichert, ist der Zugriff auf die Daten einerseits schnell und andererseits für alle Mitarbeiter, die damit arbeiten müssen, möglich.

2. Automatisierte Archivierung aus beliebigen ERP- und CRM-Systemen

Komplette Datei-Ordner oder File-Systeme sind ebenfalls automatisiert archivierbar. Über ELiAS können die Dokumente im digitalen Archiv abgelegt werden. Das funktioniert auch für Ihr ERP- oder CRM- System. ELiAS ermöglicht eine automatisierte Archivierung Ihrer Kassenbelege, Rechnungen und anderen Dokumente aus ihrem Kassensystem oder Kundenmanagementsystem heraus. Für Unternehmen bedeutet das, dass keine zusätzlichen Arbeitsschritte notwendig sind, um die Daten zu archivieren. Selbst wenn die Dokumente später noch bearbeitet und verändert werden, verbleibt das Original im digitalen Archiv.