GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Seit dem 01.01.2015 gelten neue Regeln für die Archivierung elektronischer Dokumente. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) lösen die bisher geltenden GDPdU und GoBS ab. Durch die neuen Grundsätze sollen digitale Unterlagen als Informationen in einer bestimmten Weise archiviert werden, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann. Betroffen sind große wie kleine Unternehmen, Selbständige und der kleinere Mittelstand. Für diese Unternehmen ist es wichtig, einen Lösungsansatz für die digitale Archivierung zu haben, die gesetzeskonform und einfach in der Handhabung ist.

Die wichtigsten Punkte der GoBD für Sie im Überblick:

  • Die Buchungen dürfen in einem Archiv aufbewahrt werden, wenn dieses über die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten verfügt wie das Produktivsystem.
  • Erlaubt ist nun ausdrücklich, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen (GoBD: 9.3)
  • Für jedes für die Buchhaltung eingesetztes DV-Verfahren wird eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt, wobei der Umfang von der Komplexität und des Unternehmens abhängt.
  • Insbesondere die zeitnahe Verbuchung von Geschäftsfällen (innerhalb von 8 bis 10 Tagen) und die organisatorische Dokumentation der Buchhaltungsprozesse ist für kleinere Unternehmer eine Umstellung:
    • Statt in unregelmäßigen Zeiträumen einen Stapel von Belegen zu verbuchen oder zum Steuerberater zu bringen, ist nun eine direkte und nachvollziehbare Vorgehensweise gefragt
  • Die Aufbewahrung von elektronischen Belegen ist Pflicht.
    • Es ist nicht ausreichend, elektronische Dokumente auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die Dokumente müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar in digitaler Form archiviert werden.
  • Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, elektronische Dokumente und Unterlagen im Unternehmen entstanden oder eingegangen (z. B. per E-Mail, per Download, etc.), sind sie auch in dieser Form zu archivieren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
  • Die Ablage elektronischer Dokumente im Dateisystem alleine reicht nicht aus. Die Systeme müssen gewährleisten, dass Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.
  • E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig.
  • Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im PDF- oder Bildformat).
  • Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, z. B. durch Umwandlung des Formats, ist nicht zulässig.

Die GoBD können Sie hier direkt nachlesen.

E-Mail-gelöscht   Klicken Sie auf das Bild um unseren Vortrag zu öffnen: Digitale Archivierung