In einem digitalen Archiv werden alle Dokumente, E-Mails und Dateien erfasst, gesichert und verteilt, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen. Da die Anzahl dieser Dokumente nicht gering ist, ist es für Unternehmen wichtig, dass die Handhabung der Archivierung ebenso benutzerfreundlich gestaltet ist wie das Finden von Dokumenten. Um Arbeitsabläufe zu entlasten, bieten wir die Möglichkeit, Dokumente automatisiert zu archivieren.
1. E-Mail-Archivierung
E-Mails können automatisiert mit oder ohne Anhang im digitalen Archiv gespeichert werden. Für Unternehmen ist das in verschiedener Hinsicht attraktiv. Werden E-Mails automatisiert archiviert, ist dafür kein zusätzlicher Aufwand nötig. Außerdem können Dokumente so nicht verloren gehen. Werden diese Dokumente nun zentral gesichert, ist der Zugriff auf die Daten einerseits schnell und andererseits für alle Mitarbeiter, die damit arbeiten müssen, möglich.
2. Automatisierte Archivierung aus beliebigen ERP- und CRM-Systemen
Komplette Datei-Ordner oder File-Systeme sind ebenfalls automatisiert archivierbar. Über ELiAS können die Dokumente im digitalen Archiv abgelegt werden. Das funktioniert auch für Ihr ERP- oder CRM- System. ELiAS ermöglicht eine automatisierte Archivierung Ihrer Kassenbelege, Rechnungen und anderen Dokumente aus ihrem Kassensystem oder Kundenmanagementsystem heraus. Für Unternehmen bedeutet das, dass keine zusätzlichen Arbeitsschritte notwendig sind, um die Daten zu archivieren. Selbst wenn die Dokumente später noch bearbeitet und verändert werden, verbleibt das Original im digitalen Archiv.